Terminvereinbarungen können echte Zeitfresser sein. Das ständige Hin und Her per E-Mail, die Suche nach dem passenden Zeitpunkt, vergessene Links – all das kostet Nerven und wertvolle Arbeitszeit. Vielleicht nutzt du ja schon Calendly, um diesen Prozess zu vereinfachen. Aber was passiert nach der Buchung? Notizen zum Meeting müssen gemacht, Termine ins CRM-System übertragen werden. Wenn du hier immer noch manuell arbeitest, verschenkst du Potenzial. Stell dir vor, deine Calendly Termine automatisieren sich fast von selbst und landen direkt dort, wo du sie brauchst – zum Beispiel in Notion. Genau das zeige ich dir heute Schritt für Schritt.

Warum Calendly Termine automatisieren?

Bevor wir eintauchen, lass uns kurz überlegen, warum dieser Aufwand sich lohnt. Durch die Automatisierung deiner Calendly-Buchungen sparst du nicht nur Zeit. Du reduzierst auch die Fehleranfälligkeit, die bei manueller Datenübertragung schnell passiert. Deine Termine sind zentral in deinem Notion-System erfasst, direkt verknüpft mit Notizen und vielleicht sogar mit deinen Kontakten. Das bedeutet mehr Überblick, bessere Vorbereitung auf Gespräche und einen professionelleren Auftritt. Du wandelst eine eigentlich synchrone Aufgabe (aktive Terminabstimmung) in eine asynchrone um: Dein Kunde bucht selbst, und die Daten fließen automatisch.

Schritt 1: Dein Calendly einrichten

Alles beginnt mit einem gut konfigurierten Calendly-Event. Wenn du noch keinen Account hast, erstelle dir einen.

Event-Typ erstellen

In deinem Calendly-Dashboard klickst du auf „Erstellen“ und wählst einen Ereignistyp, zum Beispiel „One-to-One“. Gib dem Meeting einen klaren Namen, wie „Austauschmeeting“ oder „Erstgespräch“. Lege die Dauer fest, beispielsweise 60 Minuten. Du kannst auch direkt angeben, ob das Meeting per Zoom stattfinden soll oder ob du den Eingeladenen anrufen möchtest. In letzterem Fall wird die Telefonnummer abgefragt.

Wichtige Einstellungen vornehmen

Nachdem das Event erstellt ist, kannst du Details anpassen. Füge eine aussagekräftige Beschreibung hinzu, die dem Eingeladenen erklärt, worum es in dem Termin geht. Unter den Planungseinstellungen empfehle ich, die Buchungsmöglichkeit auf z.B. 14 Tage in die Zukunft zu begrenzen. So vermeidest du Termine, die zu weit entfernt liegen. Pufferzeiten vor und nach Meetings sind ebenfalls sinnvoll für Vor- und Nachbereitung. Eine Mindestfrist von 24 Stunden stellt sicher, dass du nicht kurzfristig mit Terminen überrascht wirst.

Im Buchungsformular kannst du weitere Fragen hinzufügen, um schon vorab wichtige Informationen zu sammeln. Überlege dir gut, was du wirklich brauchst. Die Möglichkeit, Zahlungen direkt über Calendly abzuwickeln, würde ich eher meiden – das kann buchhalterisch unübersichtlich werden.

Bestätigung und Kalendereinladung

Du kannst festlegen, ob nach der Buchung die Standard-Bestätigungsseite von Calendly angezeigt oder auf eine eigene Seite weitergeleitet wird. Die Kalendereinladung, die der Kunde erhält, lässt sich ebenfalls anpassen. Sorge dafür, dass der Betreff klar ist (z.B. „Austauschmeeting: [Dein Name] & [Name des Gastes]“) und alle wichtigen Infos wie Eventbeschreibung, Ort (Zoom-Link, Telefonnummer) und Links zum Absagen oder Umbuchen enthalten sind. Das erspart Rückfragen.

E-Mail-Erinnerungen nicht vergessen

Automatische Erinnerungs-E-Mails sind Gold wert. Richte mindestens zwei ein: eine 24 Stunden und eine weitere eine Stunde vor dem Termin. Personalisiere den Text ein wenig und stelle sicher, dass auch hier alle relevanten Links und Informationen enthalten sind. Aktiviere diese Erinnerungen unbedingt.

Testbuchung durchführen

Wenn alles eingerichtet ist, kopiere den Link zu deinem Calendly-Event und öffne ihn in einem neuen Tab. Buche selbst einen Testtermin. Diese Testdaten brauchen wir gleich für Zapier.

Schritt 2: Notion vorbereiten

Als Nächstes legen wir in Notion die Basis, um unsere Termindaten zu empfangen. Wir nutzen Notion hier quasi als unser CRM-System oder zumindest als zentrale Meeting-Datenbank.

Datenbank anlegen

Erstelle eine neue, leere Datenbank in Notion. Nenne sie beispielsweise „Meetings Calendly“. Als Eigenschaften (Properties) benötigst du mindestens:

• Einen Titel (Name des Meetings)
• Ein Datum (für den Terminzeitpunkt)
• Optional: Eine Kategorie (z.B. „Geplant“, „Durchgeführt“)
• Optional: Eine Person (um dich selbst oder andere Teilnehmer zuzuweisen)

Das Datumsfeld reicht als einzelnes Datum, du musst nicht zwingend von-bis angeben.

Nützliche Ansichten

Füge deiner Datenbank eine Kalenderansicht hinzu. Das ist besonders praktisch, um deine Termine übersichtlich darzustellen. Du könntest diesen Notion-Kalender sogar mit dem Notion Calendar Tool öffnen, auch wenn für die direkte Verbindung mit Calendly ein Google Kalender oft noch flexibler ist.

Schritt 3: Zapier Magie wirken lassen

Jetzt kommt der spannende Teil: Wir verbinden Calendly mit Notion über Zapier. Zapier ist ein Automatisierungstool, das verschiedene Apps miteinander sprechen lässt.

Der Auslöser (Trigger) in Zapier

Lege einen neuen Zap (so heißen Automationen in Zapier) an. Als Auslöser (Trigger) wählst du „Calendly“. Das spezifische Ereignis ist „Invitee Created“ (Ein neuer Eingeladener wurde erstellt). Du kannst dann noch festlegen, dass dieser Zap nur für einen bestimmten Event-Typ (z.B. dein „Austauschmeeting“) ausgelöst werden soll. Teste diesen Schritt, um die Daten deiner Testbuchung abzurufen.

Die Aktion (Action) in Zapier

Als Nächstes definierst du die Aktion. Wähle hier „Notion“ und als Ereignis „Create Database Item“. Verbinde deinen Notion-Account, falls noch nicht geschehen, und wähle die zuvor erstellte Datenbank „Meetings Calendly“ aus.

Felder clever zuordnen

Jetzt geht es ans Mapping – du sagst Zapier, welche Information aus Calendly in welches Feld in Notion geschrieben werden soll:

• Name (Titel in Notion): Hier kannst du kreativ werden. Zum Beispiel: „Austauschmeeting: [Name des Eingeladenen] & [Dein Name]“. Die entsprechenden Datenfelder ziehst du aus den Calendly-Daten.
• Person: Weise dich selbst zu, wenn du am Meeting teilnimmst.
• Kategorie: Setze einen Standardwert wie „Geplant“.
• Datum: Hier wird es etwas knifflig. Du brauchst die „Scheduled Event Start Time“ und „Scheduled Event End Time“ aus Calendly.

Achtung: Zeitzonen!

Calendly liefert Zeiten oft in UTC (Coordinated Universal Time). Deine Notion-Datenbank erwartet aber wahrscheinlich deine lokale Zeit (z.B. Berlin-Zeit). Um hier Fehler zu vermeiden, füge einen Zwischenschritt in Zapier ein: „Formatter by Zapier“. Wähle „Date / Time“ und dann „Format“. Als Input nimmst du die Startzeit von Calendly, als „To Format“ wählst du ein passendes Datumsformat und als „To Timezone“ deine lokale Zeitzone (z.B. Europe/Berlin). Die „From Timezone“ ist UTC. Wiederhole das für die Endzeit. Diese formatierten Zeiten nutzt du dann für das Datumsfeld in Notion.

Notizen und Antworten

Wenn du im Calendly-Formular Fragen gestellt hast, kannst du die Antworten („Question and Answers“) in das Hauptfeld (den Content-Bereich) des Notion-Eintrags schreiben. So hast du alle Infos direkt beim Termin.

Dein Zap testen

Teste jeden Schritt in Zapier sorgfältig. Am Ende sollte ein neuer Eintrag in deiner Notion-Datenbank erscheinen, der alle Daten deiner Testbuchung korrekt enthält. Lade deine Notion-Seite neu, um das Ergebnis zu sehen.

Optional: Bestätigungen mit Brevo

Wenn du noch einen Schritt weiter gehen möchtest, könntest du nach der Terminbuchung auch eine automatisierte E-Mail über ein Tool wie Brevo (ehemals Sendinblue) versenden. Du könntest den Kontakt in Brevo einer Liste hinzufügen und eine individuelle Bestätigungs- oder Willkommens-Mail auslösen. Dafür würdest du in Zapier einen weiteren Schritt nach der Notion-Aktion hinzufügen, der den Kontakt an Brevo übergibt. Für den Anfang reichen aber oft auch die eingebauten E-Mail-Funktionen von Calendly.

Dein automatisierter Termin-Workflow

Herzlichen Glückwunsch! Du hast jetzt einen automatisierten Prozess, bei dem gebuchte Calendly-Termine automatisch in deiner Notion-Datenbank landen. Dort kannst du Notizen ergänzen, den Status pflegen und alles Weitere verwalten. Das spart dir nicht nur manuelle Arbeit, sondern sorgt auch für eine saubere Datenbasis und bessere Organisation.

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