⏱️ Lesezeit ca. 4 Minuten

Schluss mit dem Termin-Chaos

Wie viele E-Mails hast du letzte Woche geschrieben, nur um einen einzigen Termin zu finden? Das ständige Hin und Her ist nicht nur nervig, es kostet dich wertvolle Zeit. Tools wie Calendly lösen zwar das Buchungsproblem, aber dann beginnt die manuelle Arbeit erst richtig: Daten kopieren, Notizen anlegen, alles ins CRM-System übertragen. Das geht auch smarter.

Stell dir vor, jeder gebuchte Calendly-Termin landet automatisch in deinem Notion-Workspace. Komplett mit allen Details, bereit für deine Notizen und perfekt integriert in deine Projekte. Genau diesen automatisierten Workflow bauen wir heute gemeinsam. Ich zeige dir Schritt für Schritt, wie du Calendly mit Notion verbinden kannst, um dir diese lästige Arbeit für immer zu sparen. Kein Abtippen mehr, keine vergessenen Details. Klingt gut? Dann lass uns loslegen.

Dein Setup in Calendly

Alles startet mit einem sauberen Ereignis in Calendly. Wenn du das schon hast, super! Wenn nicht, ist es in wenigen Minuten erledigt. Erstelle einfach einen neuen Ereignistyp, zum Beispiel für ein 60-minütiges Kennenlerngespräch. Gib dem Ganzen einen klaren Namen wie „Austausch-Meeting“.

Anschließend verknüpfst du es direkt mit Zoom oder bietest einen Anruf als Option an. Das ist der erste Schritt zur Automatisierung. Richtig spannend wird es aber bei den kleinen Details. Lege zum Beispiel fest, dass Termine nur für die nächsten 14 Tage buchbar sind. So verhinderst du, dass dein Kalender zu weit in der Zukunft blockiert wird.

Ein echter Profi-Tipp ist die Mindestfrist. Ich stelle hier immer 24 Stunden ein. Warum? Ganz einfach: Es schützt dich vor Überraschungsterminen am selben Tag und gibt dir Zeit zur Vorbereitung. Denk auch an die automatischen E-Mail-Erinnerungen. Eine 24 Stunden und eine Stunde vor dem Termin sind perfekt, um die No-Show-Rate drastisch zu senken.

Die Notion Datenbank vorbereiten

Dein Notion-Workspace ist quasi dein zweites Gehirn. Hier sollen alle Fäden zusammenlaufen. Damit das klappt, brauchen wir eine simple Datenbank als Landeplatz für deine Termine. Nenn sie einfach „Meetings“ oder „Calendly-Termine“.

Die Struktur ist ganz easy. Du brauchst nur wenige Eigenschaften, um zu starten. Am wichtigsten ist eine „Datum“ Eigenschaft, in der Start- und Endzeit des Termins gespeichert werden. Dazu kommt eine „Person“ Eigenschaft, um dich selbst oder Teammitglieder zuzuweisen, und vielleicht ein „Select“ Feld für den Status, zum Beispiel mit der Option „Geplant“.

Wenn du es richtig cool machen willst, fügst du noch eine Kalenderansicht für deine Datenbank hinzu. So siehst du alle anstehenden Termine visuell aufbereitet und kannst sie direkt im Notion Kalender öffnen. Das ist der perfekte Überblick, ohne Notion jemals verlassen zu müssen.

Zapier: Das Herzstück der Automation

Jetzt kommt die Magie ins Spiel. Zapier ist der Klebstoff, der Calendly und Notion miteinander verbindet. Keine Sorge, das klingt technischer, als es ist. Der Prozess besteht aus einem Auslöser (Trigger) und einer Aktion.

Der Trigger ist klar: „Invite Created“ in Calendly. Jedes Mal, wenn jemand einen Termin bei dir bucht, startet der Workflow. Du kannst es sogar so einstellen, dass der Prozess nur für ein bestimmtes Meeting, wie dein „Austausch-Meeting“, anspringt.

Die Aktion ist dann „Create Database Item“ in Notion. Hier legst du fest, welche Informationen aus Calendly in welche Spalte deiner Notion-Tabelle geschrieben werden. Der Name des Meetings kommt ins Titelfeld, die E-Mail des Kunden in ein Textfeld und so weiter. Du mappst die Felder einmal, und Zapier erledigt den Rest für immer.

„Wichtig ist hier, dass ihr drauf achtet, dass ihr wahrscheinlich diese Zeit noch mal umwandelt von einer UTC Zeit.“

Ein entscheidender Punkt ist die Zeitzone. Calendly arbeitet oft mit der Weltzeit (UTC). Damit der Termin zur richtigen Uhrzeit in deinem Kalender landet, brauchst du einen Zwischenschritt. Nutze dafür den „Formatter by Zapier“, um die Zeit in deine lokale Zeitzone, zum Beispiel „Europe/Berlin“, umzuwandeln. Das ist ein kleiner Schritt mit riesiger Wirkung!

Dein Business auf Autopilot

Das war’s schon! Du hast gerade einen kompletten Prozess automatisiert, der dich bisher jede Woche Zeit gekostet hat. Jeder neue Calendly Termin in Notion ist ein weiterer kleiner Sieg für dein effizientes Business. Keine manuelle Datenübertragung mehr, keine vergessenen Notizen – alles ist zentral an einem Ort.

Genau solche smarten Systeme sind es, die den Unterschied machen. Sie geben dir den Freiraum, dich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. In der Start & Connect Community tauschen wir uns ständig über solche Hacks und Workflows aus.

Wenn du Lust hast, von anderen Gründern zu lernen und deine eigenen Ideen zu teilen, dann schau doch mal vorbei. Die Mitgliedschaft ist kostenlos. Es ist der perfekte Ort, um dein Business gemeinsam mit Gleichgesinnten auf das nächste Level zu heben.