⏱️ Lesezeit ca. 5 Minuten

Wie ein einziges System dein ganzes Business steuern kann

Kennst du das Gefühl, mit all den Aufgaben, Projekten und Ideen einfach überfordert zu sein? Ein Business zu führen, fühlt sich oft an, als würde man zehn Bälle gleichzeitig jonglieren. Jetzt stell dir vor, du managst nicht nur ein Unternehmen, sondern gleich mehrere – und studierst nebenbei noch. Unmöglich? Nicht ganz.

Genau das ist der Alltag von Ben, einem 23-jährigen CEO, der über die Jahre mehrere Firmen gegründet hat. Sein Geheimnis ist kein teures Spezial-Tool, sondern ein smartes, komplett automatisiertes Notion Setup. Es ist die Kommandozentrale, die ihm hilft, alles unter einen Hut zu bekommen, ohne den Verstand zu verlieren.

In diesem Artikel zerlegen wir sein System Schritt für Schritt. Du erfährst, wie er seine Aufgaben, Kunden, Marketing und sogar die Buchhaltung miteinander verknüpft hat. Mach dich bereit für eine Blaupause, die auch dein Business radikal vereinfachen könnte.

Dein Notion als Kommandozentrale

Alles beginnt mit einer zentralen Anlaufstelle. Für Ben ist das Notion. Hier sammelt er nicht nur alle Aufgaben aus seinen verschiedenen Firmen und dem Studium, sondern managt auch ganze Projekte. Das Coole daran? Sein Projektmanagement ist super schlank und einfach gehalten.

Für jedes Projekt gibt es eine eigene Seite. Dort verknüpft er die wichtigsten Links, sammelt Aufgaben und hält Meetings oder Events fest. Keine überladenen Gantt-Diagramme, keine komplizierten Abhängigkeiten. Nur das Nötigste, um den Überblick zu behalten. Der wahre Gamechanger ist, wie diese einfachen Projektseiten mit dem Rest seines Systems zusammenspielen.

„Das Tool ist auf jeden Fall mein Lebensretter, denn hier sammle ich wirklich alle Aufgaben.“

Stell dir vor, alle deine To-dos, egal ob für Kunde A, dein Marketing oder private Erledigungen, landen in einer einzigen, filterbaren Master-Liste. Genau das ermöglicht ihm, den Fokus zu behalten und nichts mehr zu vergessen.

Vom Lead zum Kunden

Ein gutes Notion Setup kann mehr als nur Aufgaben verwalten. Es kann zu einem vollwertigen CRM werden. Ben zeigt eindrucksvoll, wie er seine Vertriebsprozesse direkt in Notion abbildet. Alles startet mit einer simplen Kontaktliste.

Sobald ein neuer Lead hereinkommt, wird er erfasst. Wird dieser Lead einem Vertriebler zugewiesen, rutscht er automatisch in die Sales Pipeline. Dort durchläuft er vordefinierte Phasen wie „Nachverfolgung“ oder „ungeeignet“. Das Beste daran ist die glasklare Strategie dahinter, die für jeden Mitarbeiter einsehbar ist. Zum Beispiel ist genau festgelegt, wie oft und in welchem Abstand ein Lead kontaktiert wird, bevor er aufgegeben wird. Alles ist transparent und nachvollziehbar.

Deine Marketing- und Content-Maschine

Was nützt der beste Vertriebsprozess ohne Leads? Genau deshalb hat Ben auch sein komplettes Marketing in Notion abgebildet. Er hat einen klaren Marketing-Flow visualisiert: Besucher kommen über Social Media auf eine Landingpage, laden ein Freebie herunter und landen in einer E-Mail-Sequenz. Das Ziel: sie für seine Community zu begeistern.

Das Herzstück ist aber seine universelle Content-Liste. Jedes Video, jeder Post, jedes Creative – alles wird dort mit Text, Thumbnail und Links gespeichert. Braucht er spontan einen Post zu einem bestimmten Thema? Er sucht einfach in seiner Datenbank und findet fertigen Content. Das spart nicht nur unfassbar viel Zeit, sondern sorgt auch für eine konsistente Qualität.

Die Magie der Automatisierung

Wie kommen die Daten aus dem Marketing überhaupt ins CRM? Hier kommt die wahre Magie ins Spiel: Automatisierung. Ben nutzt eine Kombination aus dem E-Mail-Tool Brevo und der Automatisierungsplattform Zapier, um alles miteinander zu verbinden.

Der Prozess ist genial einfach: Jemand lädt ein Freebie herunter und wird in Brevo einer Liste hinzugefügt. Das triggert sofort einen „Zap“ in Zapier. Zapier schnappt sich die Daten, prüft, um welches Freebie es sich handelt, und legt den Kontakt automatisch im Notion-CRM an. Gleichzeitig wird eine Aktivität erstellt, sodass Ben genau sieht, wer sich wofür interessiert hat. Dieses System ist ein vollautomatisiertes CRM, das ohne einen einzigen manuellen Klick funktioniert.

Buchhaltung? Läuft automatisch!

Der letzte, oft nervigste Teil im Business ist die Buchhaltung. Auch hier hat Ben eine Lösung gefunden, die ihm Stunden an Arbeit erspart. Er nutzt Stripe als Zahlungsanbieter, was viele digitale Unternehmer tun. Die Herausforderung ist, diese Zahlungen korrekt in ein Buchhaltungsprogramm wie sevDesk zu bekommen.

Dafür nutzt er ein Tool namens Miracle Sync. Dieses kleine Helferlein verbindet Stripe direkt mit sevDesk. Jede einzelne Transaktion, inklusive der Stripe-Gebühren, wird automatisch als saubere Einzelbuchung verbucht. Kein manuelles Abtippen, keine ungenauen Sammelbuchungen. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch aus steuerlicher Sicht absolut sauber. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: am Unternehmen zu arbeiten, nicht darin.

Dein Business, dein System

Was wir von Bens Setup lernen können, ist einfach: Es geht nicht darum, Dutzende komplizierte Tools zu nutzen. Der Trick liegt darin, wenige, aber mächtige Werkzeuge clever miteinander zu verbinden. Ein durchdachtes Notion Setup, angereichert mit gezielter Automatisierung, kann dir das Fundament für ein skalierbares und stressfreies Business liefern.

Genau über solche smarten Systeme und Prozesse tauschen wir uns täglich in der Start & Connect Community aus. Wenn du neugierig geworden bist und lernen möchtest, wie du solche Ansätze für dein eigenes Business umsetzen kannst, dann schau doch mal vorbei. Du kannst unserer Community kostenlos beitreten und dich mit anderen Gründern und Unternehmern vernetzen.