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Welche Tools brauchst du wirklich?

Hast du dich jemals gefragt, wie viele Apps und Abos eigentlich hinter einem gut laufenden Online-Business stecken? Die Auswahl an Business Tools ist riesig und es ist leicht, den Überblick zu verlieren. Ich habe in den letzten acht Jahren unzählige Tools getestet, für viele bezahlt und die meisten wieder verworfen. Übrig geblieben ist ein fein abgestimmter Tech-Stack aus 20 Tools, der mein Unternehmen am Laufen hält und fast alles automatisiert.

In diesem Artikel öffne ich für dich mein Dashboard. Du erfährst, welche Software ich für welche Aufgabe nutze, was mich der Spaß monatlich kostet und welche dieser Business Tools vielleicht auch für dich interessant sein könnten. Mach dich bereit für eine ehrliche und transparente Tour durch meinen digitalen Werkzeugkasten.

Mein Motor: Automation pur

Manuelle, sich wiederholende Aufgaben sind Zeitfresser und Innovationskiller. Deshalb lautet meine Devise: Automatisiere alles, was möglich ist. Das ist das Herzstück meiner Effizienz.

„Jeder einzelne automatisierbare Prozess wurde bei mir automatisiert. Mit Zapier, mit N8N, mit einem eigenen Server, über den APIs und Programmschnittstellen laufen…“

Zapier, N8N & Make

Für einfache und schnelle Verknüpfungen setze ich auf Zapier. Wenn du neu im Thema Automation bist, ist das der perfekte Startpunkt. Es kostet mich 15 € im Monat und erledigt zuverlässig die Standardaufgaben. Für alles, was komplexer wird, nutze ich N8N. Der Clou: Ich hoste N8N auf meinem eigenen Server bei Hetzner für nur 4 € im Monat. Dadurch habe ich unbegrenzte Möglichkeiten und zahle nichts extra für die Automatisierungen selbst. Langfristig plane ich, alles von Zapier zu N8N zu migrieren, um noch mehr Kosten zu sparen. Make.com nutze ich ebenfalls, aktuell aber nur in der kostenlosen Variante für kleinere Prozesse.

Das Fundament: Infrastruktur & Organisation

Ohne eine stabile Basis bricht das beste System irgendwann zusammen. Diese Tools bilden mein digitales Rückgrat und sorgen dafür, dass alle Informationen zentral und sicher verwaltet werden.

Notion & Google Workspace

Notion ist mein zweites Gehirn. Für 10 € im Monat läuft hier einfach alles: CRM, Projekt- und Aufgabenmanagement, Finanzen und sogar mein Aktienportfolio. Die Flexibilität und die Automatisierungsmöglichkeiten sind unschlagbar. Für die grundlegende Kommunikation und Organisation ist Google Workspace unerlässlich. Für 13 € im Monat bekomme ich meine professionelle E-Mail-Adresse, Kalender und die Authentifizierung für viele andere Dienste. Das ist ein absolutes Muss für jeden, der sein Business ernst nimmt.

Webgo & Hetzner

Jede Webseite braucht ein Zuhause. Meinen Webserver für Kundenprojekte und eigene Seiten hoste ich bei Webgo für rund 30 € im Monat. Das coole daran: Die Kosten refinanzieren sich direkt durch die Webspace-Pakete, die ich meinen Kunden anbiete. Wie bereits erwähnt, läuft mein Automatisierungs-Server für N8N bei Hetzner für schlappe 4 €.

Wachstumsmotor: Marketing & Vertrieb

Was nützt das beste Angebot, wenn niemand davon erfährt? Diese Tools helfen mir, Termine zu vereinbaren, Kunden zu binden und Zahlungen einfach abzuwickeln.

Calendly & Brevo

Die endlose Abstimmung für Termine hat ein Ende dank Calendly. Für 10 € im Monat können Kunden und Partner super easy einen Termin bei mir buchen. Das spart nicht nur Zeit, sondern lässt sich auch perfekt in meine Automations-Workflows einbinden. Mein komplettes E-Mail-Marketing, von Newslettern bis zu Transaktionsmails nach einem Kauf, läuft über Brevo. Das Beste daran? Es ist für mein aktuelles Volumen komplett kostenlos. Ein absoluter No-Brainer.

Stripe & Telly

Für Zahlungen setze ich voll auf Stripe. Es ist günstig (ca. 2-3 % pro Transaktion), buchhalterisch sauber und extrem flexibel. Egal ob No-Code oder komplexe Integrationen, Stripe macht alles mit. Wenn ich Informationen abfragen oder Anmeldungen verwalten muss, ist Telly meine erste Wahl. Dieses Formular-Tool ist quasi das Notion unter den Formular-Buildern: unlimitiert, kostenlos und mega-intuitiv.

Zahlen im Griff: Buchhaltung & Finanzen

Ein unbeliebtes, aber essenzielles Thema. Mit den richtigen Tools wird die Buchhaltung vom Graus zur übersichtlichen Routine.

Für mein Einzelunternehmen nutze ich Sevdesk. Es kostet mich umgerechnet 10 € im Monat und macht die Buchhaltung wirklich einfach. Eine gute Alternative wäre Lexoffice. Für die UG-Buchhaltung führt kein Weg am Steuerberater vorbei. Um die Daten dorthin zu übermitteln, nutze ich DATEV Unternehmen online für 13 € im Monat. Damit sind alle Belege digitalisiert und sauber übergeben.

Kreativität auf Knopfdruck

Nicht jeder ist ein geborener Designer. Ich bin es definitiv nicht. Deswegen liebe ich Tools, die mir helfen, schnell und einfach professionelle visuelle Inhalte zu erstellen.

Canva, Artlist & Epidemic Sound

Ohne Canva (ca. 14 €/Monat) wäre ich aufgeschmissen. Von Social-Media-Grafiken bis zu Thumbnails für YouTube – alles entsteht hier. Es ist das perfekte Tool für Nicht-Designer, die trotzdem top Ergebnisse wollen. Für meine Videos brauche ich Musik und Stock-Footage. Die Musik kommt von Epidemic Sound (10 €/Monat) und hochwertiges Videomaterial von Artlist (20 €/Monat). Diese drei Tools sind mein kreatives Power-Trio.

Captions & Metricool

Für Social-Media-Videos sind Untertitel heute Pflicht. Diese erstelle ich mit der Captions-App für ca. 6 € im Monat. Das spart unfassbar viel Zeit. Die fertigen Posts plane ich dann mit Metricool. Ähnlich wie beim Webhosting finanzieren sich die Kosten hier durch einen Kunden, für den ich das Management übernehme.

Das Herzstück: Meine Community-Plattform

Das mit Abstand wichtigste und auch teuerste Tool in meinem Stack ist Circle. Es kostet mich 200 € im Monat, aber es ist jeden Cent wert. Circle ist die Plattform, auf der meine Start & Connect Community läuft. Es vereint Onlinekurse, eine Community-Plattform, Gamification, Events, Affiliate-System und Zahlungsabwicklung in einem. Ohne Circle könnte ich das, was ich heute anbiete, in dieser Form niemals umsetzen. Es ist die Investition, die direkt in den Wert für meine Mitglieder fließt.

Was unterm Strich bleibt

Zählt man alles zusammen, komme ich auf monatliche Softwarekosten von 394 €. Das ist der größte einzelne Ausgabenblock in meinem Unternehmen, aber er ist auch der Hebel für fast meinen gesamten Umsatz. Jedes dieser Business Tools zahlt sich durch gesparte Zeit oder generierte Einnahmen mehr als aus.

Dieser Tech-Stack ist über Jahre gewachsen und perfekt auf meine Arbeitsweise abgestimmt. Vielleicht ist nicht jedes Tool das richtige für dich, aber ich hoffe, dieser Einblick gibt dir eine gute Orientierung. Wenn du tiefer in die Themen Automatisierung und die Nutzung dieser Tools eintauchen möchtest, dann schau doch mal in der Start & Connect Community vorbei. Dort zeige ich alles im Detail und du kannst für eine begrenzte Zeit sogar kostenlos beitreten und alles ausprobieren.