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Was würdest du anders machen?

Stell dir mal vor, du hättest 40 Stunden mehr Zeit. Jeden einzelnen Monat. Was würdest du damit anfangen? Mehr Zeit für die Familie, ein neues Hobby oder einfach mal früher Feierabend machen? Das klingt vielleicht wie ein Traum, ist es aber nicht. Es ist das Ergebnis smarter Automatisierung.

Viele Routineaufgaben fressen unsere wertvolle Zeit, ohne dass wir es merken. Doch mit den richtigen Business Tools kannst du genau das ändern. Es geht darum, wiederkehrende Prozesse einfach an eine Software abzugeben. Du gewinnst nicht nur Zeit, sondern reduzierst auch Fehler und kannst dich auf das konzentrieren, was dein Business wirklich voranbringt.

In diesem Artikel zeige ich dir die fünf Tools, die mein Business verändert haben und mir helfen, einen ganzen Arbeitstag pro Woche einzusparen. Lass uns direkt loslegen.

Organisation trifft auf Kalender

Wahrscheinlich kennst du Notion. Aber nutzt du es auch in Kombination mit dem Notion Kalender? Das ist der eigentliche Game-Changer. Ich habe meine besten Templates zu einem zentralen System verbunden, das mein komplettes Business steuert.

Das Coole daran: Viele Aufgaben definieren sich von selbst. Wiederkehrende To-dos tauchen automatisch auf, ohne dass ich daran denken muss. Im Notion Kalender plane ich meine Termine und kann super easy direkt einen Zoom-Link hinzufügen. Eine Kleinigkeit, die im Apple Kalender zum Beispiel nicht geht. Diese paar Sekunden pro Meeting summieren sich am Ende des Monats zu mehreren Stunden. In Notion organisiere ich einfach alles: Projekte, Team-Aufgaben, Onlinekurse und sogar Kundenprojekte.

Der Kleber für dein Business

Mein zweites unverzichtbares Tool ist Zapier. Es spart mir locker fünf Stunden pro Woche. Zapier ist wie ein digitaler Klebstoff, der verschiedene Apps miteinander verbindet und Prozesse automatisiert. Du kannst dir damit quasi jede erdenkliche Automatisierung zusammenklicken.

Ich nutze es vor allem, um Daten von A nach B zu schieben. Wenn zum Beispiel jemand einen Onlinekurs bei mir kauft, sorgt Zapier dafür, dass die Daten automatisch in meinem CRM-System (Hubspot) und meinem E-Mail-Tool (Brevo) landen. Ich muss nichts manuell übertragen. Einmal einrichten und es läuft für immer.

Dein kreativer Sparringspartner

ChatGPT ist aktuell aus meinem Alltag nicht mehr wegzudenken. Es hilft mir bei den unterschiedlichsten Dingen – von der Erstellung einer neuen Marketingstrategie bis hin zum Schreiben von Skripten für meine YouTube-Videos. Dieses Tool ist der perfekte Assistent für Routineaufgaben.

„chgbt ist der perfekte Sparring Partner um mein Wissen mit den Routinetätigkeiten die CHP te abnimmt zu verbinden.“

Wichtig ist aber: ChatGPT ist nur dann richtig stark, wenn du selbst schon Ahnung von deinem Thema hast. Es nimmt dir das lästige Aufschreiben und Strukturieren ab. Die Expertise und die Ideen müssen aber weiterhin von dir kommen. Wenn du es so nutzt, sparst du locker drei bis vier Stunden pro Woche.

Social Media auf Autopilot

Dieses vierte Tool ist für mich ein absoluter Wahnsinn. Metricool plant, postet und analysiert meinen gesamten Social-Media-Content. Bei durchschnittlich zwei Posts pro Tag auf verschiedenen Plattformen würde mich das manuell mindestens 10 Stunden pro Woche kosten.

Mit Metricool bereite ich alles einmal vor und das Tool erledigt den Rest. Es gibt mir außerdem einen klaren Überblick, welche Inhalte gut ankommen und welche nicht. So kann ich meine Strategie ständig verbessern, ohne stundenlang in Analyse-Tools zu versinken. Ein mega Feature ist auch die Metricool-KI, die meine vorgeschriebenen Texte für die jeweilige Plattform optimiert.

Buchhaltung, die sich selbst erledigt

Kommen wir zu einem Thema, das viele Selbstständige hassen: Buchhaltung. Sefdesk ist ein bekanntes Buchhaltungstool, aber die Magie passiert in Kombination mit einem zweiten Tool namens Miracle Sync. Diese Kombi automatisiert meine Buchhaltung komplett.

Miracle Sync verbindet meine Zahlungseingänge von Stripe direkt mit Sefdesk und verbucht alles automatisch. Egal ob eine oder tausend Buchungen pro Monat – ich muss mich um nichts mehr kümmern. Das spart mir pro Quartal zwei bis drei komplette Arbeitstage. Kein manuelles Eintragen, keine fehlenden Belege. Einfach krass.

Bonus: E-Mail-Marketing leicht gemacht

Als kleinen Bonus möchte ich dir noch Brevo vorstellen. Brevo ist mein Tool für E-Mail-Marketing und Newsletter. Damit kannst du ganze E-Mail-Sequenzen automatisieren. Parallel dazu bietet es ein vollwertiges CRM, in dem du deine Kunden und Deals verwalten kannst.

Das Beste daran: Solange du unter 300 E-Mails pro Tag versendest, ist Brevo komplett kostenlos. Genauso wie die Basis-Versionen von Metricool, ChatGPT und Zapier. Du kannst also vieles davon sofort ausprobieren, ohne Geld auszugeben.

Arbeite smarter, nicht härter

Am Ende geht es immer darum, so viele Aufgaben wie möglich zu automatisieren. Jeder Prozess, der automatisch läuft, spart dir Zeit und reduziert menschliche Fehler. Du schaffst dir Freiräume, um an deinem Business zu wachsen, anstatt nur darin zu arbeiten.

Probiere diese Business Tools doch einfach mal aus. Schau, was für dich und deine Arbeitsweise am besten passt. Der Austausch mit Gleichgesinnten kann dabei unglaublich helfen.

Genau dafür gibt es die Start & Connect Community. Hier teilen wir unser Wissen und unsere besten Strategien. Wenn du Lust hast, komm gerne dazu – die Mitgliedschaft ist kostenlos. Wir freuen uns auf dich!