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Mehr Zeit für das Wesentliche

Was würdest du mit 10 Stunden mehr Freizeit pro Woche anstellen? Mehr Zeit für die Familie, ein neues Hobby oder einfach mal früher Feierabend machen? Das klingt wie ein Traum, ist es aber nicht. Es ist das Ergebnis smarter Arbeit. Glaub mir, ich habe es selbst erlebt.

Durch gezielte Automatisierung habe ich meinen Arbeitsalltag revolutioniert. Und nein, es geht nicht nur um fancy KI-Tools, sondern um wirklich sinnvolle Workflows, die dir lästige Aufgaben abnehmen. Genau solche Automationen sparen Zeit und schaffen Freiräume. In diesem Artikel zeige ich dir meine drei größten Hebel, mit denen ich wöchentlich rund 10 Stunden gewinne. Du lernst, wie du diese Prinzipien auch für dein Business nutzen kannst, um weniger zu arbeiten und dich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt.

Bye-bye, nervige Buchhaltung

Ganz ehrlich: Wer liebt schon Buchhaltung? Rechnungen sammeln, sortieren, hochladen – das ist pure Zeitverschwendung. Vor allem, wenn man es immer wieder manuell macht. Ich hasse es, Dinge doppelt zu erledigen. Mein Motto ist da ganz klar:

„Work smart, not hard, das ist im Grunde genommen egal, was ich mache, immer mein Ansatz.“

Deshalb habe ich meine Buchhaltung teilautomatisiert. Alle Rechnungen, die per Mail bei mir ankommen, werden automatisch analysiert. Eine KI erkennt, ob es eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung ist und leitet sie direkt an das richtige System weiter – zum Beispiel an DATEV Unternehmen online. Ich muss mich also nie wieder selbst um das Hochladen kümmern.

Aber das ist noch nicht alles. Auch das Erstellen von Rechnungen läuft bei mir fast von allein. Meine erfassten Projektzeiten werden automatisch in ein PDF umgewandelt. Daraus zieht sich mein System die nötigen Daten und erstellt direkt einen Rechnungsentwurf in sevDesk. Die Kundendaten? Die holt sich ein kleiner Helfer einfach per Websraper aus dem Impressum. Diese kleinen, smarten Automationen sparen mir allein in der Buchhaltung jede Woche zwei bis drei Stunden.

Dein Content-Autopilot

Content-Erstellung kann ein Vollzeitjob sein. Videos drehen, schneiden, Blogartikel schreiben, Social Media bespielen. Das kostet unglaublich viel Energie. Doch auch hier können dir Automationen einen riesigen Teil der Arbeit abnehmen. Wie krass das sein kann, siehst du an meinem TikTok-Kanal.

Der Kanal läuft komplett automatisiert und hat in nur zwei Monaten über 850 Follower gewonnen. Dafür muss ich quasi nichts tun. Ein KI-Tool wie Opus zerschneidet meine langen YouTube-Videos in virale Kurzclips. Diese werden dann über ein Notion-Template und einen Scheduler automatisch für die nächsten Monate eingeplant und hochgeladen. Easy, oder?

Das Gleiche gilt für meinen Podcast. Dieses YouTube-Video hier? Gibt’s auch als Audio-Version, ohne dass ich einen Finger krumm machen muss. Selbst meine Video-Ideen und die ersten Skript-Entwürfe entstehen per KI. Das gibt mir eine grobe Orientierung und spart mir Stunden bei der Vorbereitung. Allein diese Content-Workflows bringen mir locker eine Stunde pro Tag. Rechnest du das hoch, wird schnell klar, wie mächtig solche Automationen sparen Zeit im Marketing sind.

Nie wieder Daten-Chaos

Kennst du das? Deine Kundendaten liegen in fünf verschiedenen Tools. Im CRM, im Buchhaltungsprogramm, im E-Mail-Tool und im Chat. Wenn du eine Adresse änderst, musst du es überall manuell anpassen. Das ist nicht nur nervig, sondern auch extrem fehleranfällig.

Meine Lösung für dieses Problem ist die Synchronisation. Ich habe eine zentrale Datenbank in Notion, die als meine „Quelle der Wahrheit“ dient. Hier sind alle Stammdaten gespeichert. Wenn ich dort einen Kontakt aktualisiere, wird die Änderung automatisch an alle anderen Systeme wie Brevo oder sevDesk weitergegeben.

Der Clou: Das funktioniert in beide Richtungen. Kommt zum Beispiel in meinem Chat-Tool ein neuer Kontakt hinzu, wird dieser automatisch auch in meiner Notion-Datenbank angelegt. Diese Synchronisation zwischen den Plattformen verhindert Fehler, sorgt für konsistente Daten und spart mir locker nochmal zwei bis drei Stunden pro Woche. Kein Suchen, kein Vergleichen, kein Kopfzerbrechen mehr. Einfach nur verlässliche Daten, überall.

Dein Start in die Automation

Du siehst, es sind oft die kleinen, aber smarten Stellschrauben, die den größten Unterschied machen. Ob Buchhaltung, Content-Erstellung oder Daten-Management – wenn Automationen Zeit sparen, hast du mehr Energie für das Wachstum deines Business. Es geht darum, deine Tools clever miteinander zu verbinden, damit sie für dich arbeiten und nicht umgekehrt.

Genau über solche Themen tauschen wir uns täglich in der Start & Connect Community aus. Dort teile ich noch mehr Einblicke in meine Workflows und helfe dir dabei, deine eigenen Prozesse zu optimieren. Wenn du also nichts mehr verpassen und dein Business aufs nächste Level heben willst, schau doch mal vorbei.

Der Beitritt ist kostenlos und du triffst auf viele Gleichgesinnte. Wir freuen uns auf dich!