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Dein Business-Cockpit in Notion?

Kennst du das? Du hörst überall, wie krass Notion ist, aber deine eigene Struktur fühlt sich eher wie eine unordentliche Zettelwirtschaft an. Viele fragen mich: „Ben, wie organisierst du dein komplettes Business in Notion, ohne im Chaos zu versinken?“ Die Wahrheit ist: Notion ist bei mir nicht nur eine App, es ist die komplette Infrastruktur für mein Startup, meine Community Start & Connect und mein gesamtes Team.

Ein gut durchdachtes Setup ist kein Hexenwerk, aber es braucht eine klare Logik. Ich zeige dir, wie mein persönliches Notion Business Setup aufgebaut ist. Du lernst, wie ich alles von Kontakten über Projekte bis hin zur automatisierten Content-Erstellung an einem einzigen Ort steuere. Vergiss unzählige Tools – lass uns dein Business-Betriebssystem bauen.

Die Basis: Kontakte und Meetings

Alles beginnt mit den Menschen. Deshalb sind meine Kontakt- und Firmendatenbanken das Fundament. Hier landet jeder, vom neuen Newsletter-Abonnenten bis zum langjährigen Kunden. Jeder Kontakt hat einen klaren Status: Ist er ein Marketingkontakt, in der Sales-Phase oder bereits in einer aktiven Zusammenarbeit? Das gibt mir auf einen Blick den vollen Überblick.

Direkt damit verknüpft sind meine Meetings. Jeder Termin aus meinem Notion Kalender landet automatisch als Eintrag in der Meeting-Datenbank. Das wirklich Coole daran? Mit einem Klick starte ich eine Live-Transkription. Eine KI schreibt alles mit und fasst am Ende die wichtigsten Punkte zusammen. So muss ich mir während des Gesprächs keine Notizen mehr machen und kann mich voll auf mein Gegenüber konzentrieren.

Marketing fast auf Autopilot

Mein Marketing läuft zu einem großen Teil automatisiert – gesteuert aus Notion. Ich habe Datenbanken für Content-Ideen, fertige Grafiken (Creatives) und Brand Briefings. Meine LinkedIn-KI greift auf diese Datenbanken zu, erstellt daraus passende Beiträge und plant sie für die Veröffentlichung ein. Das spart mir unfassbar viel Zeit.

„Diese ganzen Posts, alle von der KI veröffentlicht… heute ist der 8. Juli, bis zum 13. Juli ist schon Content eingeplant.“

Auch mein YouTube-Content wird hier geplant. Wenn ich ein Video auf „geplant“ setze, stößt das einen Rattenschwanz an Automationen an. Aufgaben für den Cutter werden erstellt, der Podcast wird vorbereitet und sogar der Entwurf für einen Blogartikel generiert sich von selbst. Ich muss nur noch den Haken setzen, ob aus dem Video ein Blogartikel oder Podcast entstehen soll.

Das Herzstück: Projekte & Zeiterfassung

Hier wird das Geld verdient. Jede Aufgabe, egal für welches Projekt, landet in meiner zentralen Aufgaben-Datenbank. Das Besondere daran: Jede Aufgabe hat einen Start- und einen End-Timer. Klicke ich auf „Start Timer“, wechselt der Status auf „In Bearbeitung“. Mit einem Klick auf „End Timer“ wird die Aufgabe gestoppt und die exakte Arbeitszeit automatisch erfasst.

Diese erfassten Zeiten landen in der „Tracked Time“-Datenbank. Sie ist direkt mit dem jeweiligen Projekt und Stundensatz verknüpft. So erstelle ich auf Knopfdruck eine transparente und für den Kunden nachvollziehbare Abrechnung. Meine Projektdatenbanken fassen dann alles zusammen: alle Aufgaben, alle Meetings, die gesamte erfasste Zeit und sogar die dazugehörige E-Mail-Kommunikation. Das ist meine 360-Grad-Sicht auf jedes einzelne Projekt.

Wissen, Team und Prozesse

Ein Business wächst nur mit klaren Strukturen. Deshalb gibt es weitere wichtige Bereiche in meinem Notion Business Setup. Eine Wissensdatenbank sammelt alle wichtigen Informationen über mein Unternehmen. Dieses Wissen nutze ich, um meine KIs zu trainieren, damit sie bessere Ergebnisse liefern.

In einer Freelancer-Datenbank verwalte ich alle externen Partner, ihre Fähigkeiten und Stundensätze. Das hilft mir, für jedes Projekt schnell die richtige Person zu finden. Außerdem dokumentiere ich alle wiederkehrenden Abläufe in einer Prozess-Datenbank. Das ist entscheidend, um Aufgaben abgeben zu können und nicht selbst zum Flaschenhals im eigenen Unternehmen zu werden.

Dein Start in ein organisiertes Business

Du siehst, ein durchdachtes Notion Business Setup ist weit mehr als eine digitale To-do-Liste. Es ist ein lebendiges System, das mit dir und deinem Unternehmen wächst. Es schafft Klarheit, automatisiert lästige Aufgaben und gibt dir die Kontrolle über alle Bereiche deines Business zurück. Für mich ist diese Struktur der Schlüssel, um den Kopf für die wirklich wichtigen Dinge freizuhaben.

Genau solche praxiserprobten Strategien und Einblicke teile ich auch in meiner Community. Wenn du tiefer einsteigen und dein eigenes Business-Betriebssystem aufbauen willst, dann bist du herzlich eingeladen. Komm zu uns bei Start & Connect – der Austausch ist kostenlos und voller wertvoller Impulse von anderen Gründern und Selbstständigen. Wir freuen uns auf dich!