Warum dein Feedback-Formular automatisieren?

Geld ist wichtig, keine Frage. Doch direkt danach kommt für uns Selbstständige und Unternehmer etwas ebenso Wertvolles: Feedback. Echte Rückmeldungen von deinen Kunden sind Gold wert. Sie helfen dir, deine Produkte und Dienstleistungen stetig zu verbessern und noch bessere Ergebnisse für deine Kunden zu erzielen. Aber wie kommst du an dieses Feedback, ohne jeden Kunden einzeln anzurufen oder umständliche Fragebögen manuell zu versenden? Die Lösung lautet: Dein Feedback-Formular automatisieren! Stell dir vor, einige Tage nach einem Kauf erhält dein Kunde automatisch eine E-Mail mit einem Link zu einem Feedback-Formular. Die Antworten landen direkt und strukturiert in deiner Datenbank. Genau das zeige ich dir heute Schritt für Schritt.

Die Werkzeuge für deine Feedback-Automation

Für diesen automatisierten Prozess nutzen wir eine Kombination aus bewährten Tools. Du benötigst Accounts bei Zapier, Stripe, Brevo, Tally und Notion. Keine Sorge, die meisten davon sind in der Basisversion kostenlos oder sehr kostengünstig. Lediglich für Zapier ist eine Premium-Version nötig, da wir eine mehrstufige Automation bauen. Stripe wickelt die Zahlungen ab. Brevo versendet die E-Mail mit dem Feedback-Link. Tally dient uns zur Erstellung des Formulars und Notion als unsere schlaue Datenbank für alle Rückmeldungen.

Schritt 1: Dein Feedback-Formular mit Tally erstellen

Beginnen wir mit dem Herzstück: dem Feedback-Formular. Tally ist ein fantastisches Tool, um ansprechende und funktionale Formulare zu bauen – und es ist erstaunlich einfach zu bedienen. Du kannst dich bei der Fragestellung gerne von Tools wie ChatGPT inspirieren lassen. Überlege dir, welche Informationen für dich am wertvollsten sind. Eine Bewertungsskala von 1 bis 10 für die Gesamtzufriedenheit ist ein guter Start. Frage auch, ob deine Kunden dich weiterempfehlen würden. Wichtig sind auch offene Fragen, zum Beispiel was ihnen besonders gut gefallen hat oder wo sie Verbesserungspotenzial sehen. Tally funktioniert ähnlich intuitiv wie Notion. Mit einem einfachen Slash-Befehl (/) fügst du verschiedene Elemente wie Textfelder, E-Mail-Abfragen oder Auswahlmöglichkeiten hinzu. Wenn dein Formular fertig ist, klicke auf „Publish“ und kopiere dir den angezeigten Link. Den brauchen wir später für Brevo.

Schritt 2: Notion als deine Feedback-Datenbank einrichten

Jetzt bereiten wir den Ort vor, an dem all das wertvolle Feedback gesammelt wird: Notion. Erstelle in Notion eine neue Seite und wandle diese in eine Datenbank um. Nun legst du Spalten (Properties) an, die genau den Fragen aus deinem Tally-Formular entsprechen. Das könnten zum Beispiel „Name“, „E-Mail“, „Gesamtwertung“, „Weiterempfehlung“ und Felder für die offenen Antworten sein. Achte darauf, dass die Feldtypen in Notion (z.B. Zahl, Text, Auswahl) zu den Eingabearten in deinem Tally-Formular passen. Die genaue Übereinstimmung ist wichtig, damit die Daten später korrekt übertragen werden.

Schritt 3: Tally und Notion miteinander verbinden

Damit die Antworten aus deinem Tally-Formular automatisch in deiner Notion-Datenbank landen, müssen wir die beiden Tools verbinden. Das machst du direkt in Tally unter den „Integrations“-Einstellungen. Wähle Notion aus und autorisiere den Zugriff auf deinen Notion-Account. Anschließend wählst du die zuvor erstellte Feedback-Datenbank in Notion aus. Tally versucht nun, die Felder automatisch zuzuordnen. Überprüfe diese Zuordnung sorgfältig und passe sie gegebenenfalls an. Die Überschriften deiner Fragen in Tally sollten den Namen der Properties in Notion entsprechen. Die offenen Textantworten kannst du als „Page Content“ in Notion einfließen lassen. Teste die Verbindung, indem du dein Formular einmal selbst ausfüllst. Die Daten sollten kurz darauf in deiner Notion-Datenbank erscheinen. Manchmal gibt es kleine Stolpersteine, wie zum Beispiel bei Auswahlfeldern. Im Video-Tutorial stellte sich heraus, dass für eine „Ja/Nein/Vielleicht“-Auswahl in Notion der Property-Typ „Mehrfachauswahl“ statt „Auswahl“ besser funktioniert.

Schritt 4: Die Feedback-E-Mail in Brevo anlegen

Nun kümmern wir uns um den Versand der E-Mail, die den Link zu deinem Feedback-Formular enthält. Dafür nutzen wir Brevo (ehemals Sendinblue). Erstelle in Brevo zuerst eine neue Kontaktliste, zum Beispiel „Kunden für Feedback“. Danach gestaltest du unter „Kampagnen“ eine E-Mail-Vorlage. Gib ihr einen klaren Betreff, wie „Dein Feedback zu [Produkt/Dienstleistung] ist uns wichtig!“. Im E-Mail-Text fügst du dann den Link zu deinem Tally-Formular ein. Speichere und aktiviere diese Vorlage.

Anschließend erstellst du in Brevo eine einfache Automation. Der Einstiegspunkt (Trigger) dieser Automation ist das Hinzufügen eines Kontakts zu deiner eben erstellten Liste „Kunden für Feedback“. Als Aktion wählst du „Eine E-Mail senden“ und selektierst deine vorbereitete Feedback-E-Mail-Vorlage. Optional kannst du den Kontakt nach dem Versand wieder aus der Liste entfernen, falls du möchtest, dass Kunden bei mehrmaligen Käufen auch mehrfach Feedback geben können.

Schritt 5: Die Magie von Zapier – Alles verbinden

Jetzt kommt Zapier ins Spiel, um den gesamten Prozess zum Feedback-Formular automatisieren zu vervollständigen. Erstelle einen neuen „Zap“ (so heißen die Automatisierungen in Zapier).

Der Auslöser (Trigger) ist ein „Checkout Session Completed“ in Stripe. Das bedeutet, der Zap startet, sobald ein Kunde einen Kauf abgeschlossen hat. Du kannst hier einen Filter einbauen, damit dieser Zap nur bei bestimmten Produkten ausgelöst wird. Suche dafür nach der Produkt-ID in Stripe und füge sie im Filter-Schritt bei Zapier ein (z.B. „Line Items Price Product“ enthält „deine_produkt_id“).

Die Aktion, die darauf folgt, ist das Hinzufügen oder Aktualisieren eines Kontakts in Brevo („Add or Update Contact“). Die E-Mail-Adresse des Kunden ziehst du dir dabei direkt aus den Stripe-Daten. Wichtig ist, dass du diesen Kontakt der in Schritt 4 erstellten Brevo-Liste („Kunden für Feedback“) hinzufügst. Sobald der Kontakt dieser Liste hinzugefügt wird, startet automatisch die Brevo-Automation und versendet die E-Mail mit dem Link zum Tally-Formular. Der Kunde füllt das Formular aus, und die Daten landen dank der Tally-Notion-Integration direkt in deiner Notion-Datenbank. Fertig!

Dein automatisierter Feedback-Prozess steht!

Herzlichen Glückwunsch! Du hast es geschafft, dein Feedback-Formular automatisieren zu können. Dieser Prozess nimmt dir nicht nur viel Arbeit ab, sondern sorgt auch dafür, dass du kontinuierlich wertvolle Rückmeldungen erhältst. Nutze diese Einsichten, um dein Angebot stetig zu optimieren und deine Kunden noch glücklicher zu machen.

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