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Schluss mit nervigen Rechnungen?

Kennst du das auch? Du hast einen Auftrag erfolgreich abgeschlossen, aber der anstrengendste Teil steht dir noch bevor: die Rechnung schreiben. Adresse anfordern, Positionen manuell einfügen, die PDF versenden und dann … warten. Hoffen, dass der Kunde pünktlich zahlt. Das ist nicht nur nervig, sondern kostet dich wertvolle Zeit, die du besser in dein Business investieren könntest. Stell dir vor, dieser ganze Prozess liefe einfach auf Autopilot. Genau das ist möglich.

In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du mit der Kombination aus Stripe & Zapier deinen kompletten Zahlungsprozess automatisierst. Du lernst, wie du Zahlungen automatisch einziehst, Rechnungen versendest und alles direkt für deine Buchhaltung ablegst. Ohne einen einzigen manuellen Klick.

Dein Autopilot für Zahlungen

Manuelle Rechnungsstellung ist einer der größten Zeitfresser im Leben von Selbstständigen. Es ist ein Prozess, der fehleranfällig ist und dich oft in die unangenehme Rolle des Geldeintreibers drängt. Der Gründer von Start & Connect, Ben, hat das selbst erlebt:

„so wie ein Kunde von mir auf den ich zweieinhalb Jahre gewartet habe bis er endlich mal seine Rechnung bezahlt“

Seit er seinen Prozess automatisiert hat, gehört das der Vergangenheit an. Keine manuellen Rechnungen mehr, kein Warten auf Geld und keine Zettelwirtschaft für die Buchhaltung. Die Lösung besteht aus zwei Tools, die perfekt zusammenspielen: Stripe als Zahlungsanbieter und Zapier als Automatisierungs-Butler.

Stripe einrichten: Dein Fundament

Der erste Schritt ist ein Stripe-Account. Stripe ist ein Zahlungsdienstleister, mit dem du unkompliziert Kreditkartenzahlungen, SEPA-Lastschriften, Sofortüberweisungen und vieles mehr empfangen kannst. Das Beste daran: Du zahlst nur eine geringe Gebühr pro Transaktion, es gibt keine monatlichen Fixkosten. Perfekt für den Start.

Die Einrichtung ist easy. Du registrierst dich auf stripe.com, bestätigst deine E-Mail und hinterlegst deine Unternehmensdaten. Gib hier alles korrekt an, besonders das Land deines Unternehmens – das lässt sich später nur schwer ändern. Ob du Kleingewerbetreibender, Freiberufler oder eine GmbH bist, spielt keine Rolle. Stripe führt dich durch alle notwendigen Schritte, von der Steuernummer bis zur Bankverbindung für deine Auszahlungen.

Produkt anlegen & Zahlungslink erstellen

Sobald dein Account steht, legst du dein erstes Produkt an. Das kann eine einmalige Dienstleistung oder ein monatliches Abo sein. Du gibst dem Produkt einen Namen, einen Preis und entscheidest, ob es einmalig oder wiederkehrend ist. Wir erstellen als Beispiel ein Abo für 20 € im Monat.

Aus diesem Produkt generierst du mit wenigen Klicks einen Zahlungslink. Dieser Link ist dein Schlüssel zur Automatisierung. Wichtig ist, dass du hier ein paar Einstellungen vornimmst: Aktiviere die automatische Steuerberechnung und die Erfassung der Rechnungsadresse. Genauso entscheidend ist der Haken bei „Rechnungen im PDF-Format erstellen und an den Kunden schicken“. Damit erledigt Stripe bereits den zweiten Schritt für dich. Füge anschließend noch weitere Zahlungsmethoden wie SEPA, PayPal oder Klarna hinzu, um es deinen Kunden so einfach wie möglich zu machen.

Zapier: Dein Automatisierungs-Butler

Jetzt kommt die Magie von Zapier ins Spiel. Zapier verbindet verschiedene Apps miteinander und lässt sie kommunizieren. Unser Ziel: Jede neue Stripe-Rechnung soll automatisch in einem Google Drive Ordner abgelegt werden, den du mit deiner Steuerberatung teilst.

Dafür erstellst du einen neuen „Zap“. Der Trigger, also der Auslöser, ist „New Invoice“ in Stripe. Das bedeutet, der Zap startet immer dann, wenn Stripe eine neue Rechnung erstellt. Als Nächstes definierst du die Aktion: „Upload File“ in Google Drive. Hier wählst du deinen Zielordner aus. Das entscheidende Feld ist „File“. Dort fügst du aus den Stripe-Daten den dynamischen Link zur „Invoice PDF“ ein. Zapier zieht sich dann automatisch bei jeder neuen Rechnung die PDF von diesem Link und lädt sie in deinen Google Drive hoch. Einmal eingerichtet, läuft dieser Prozess für immer von allein.

Dein Business, deine Zeit

Das war’s schon. Dein Zahlungsprozess ist jetzt komplett automatisiert. Du ziehst Geld ein, ohne darauf zu warten. Deine Kunden erhalten sofort eine saubere Rechnung. Und deine Buchhaltung ist immer auf dem neuesten Stand, ohne dass du eine einzige Datei manuell herunterladen musst. Du hast dir gerade Stunden an administrativer Arbeit gespart – jeden Monat.

Solche smarten Automatisierungen sind genau unser Thema in der Start & Connect Community. Wir sind ein Haufen Gründer und Unternehmer, die ständig nach Wegen suchen, ihr Business effizienter zu gestalten und sich gegenseitig dabei unterstützen. Wenn du dich auch für solche Themen begeisterst und dich mit Gleichgesinnten austauschen möchtest, bist du herzlich eingeladen. Die Mitgliedschaft ist und bleibt kostenlos. Schau doch mal vorbei und vernetze dich mit uns.