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Ist Notion deine produktivste Prokrastination?

Hand aufs Herz: Wie viel Zeit verbringst du damit, in Notion zu „arbeiten“?

Und wie viel davon ist echtes, wertschöpfendes Arbeiten – und wie viel ist reines Optimieren, Designen und Umstrukturieren deines Setups? Notion sollte dich eigentlich produktiver machen. Doch die Wahrheit ist: Oft macht Notion unproduktiv. Es verleitet uns dazu, stundenlang an perfekten Templates zu feilen, anstatt uns auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.

Das dachte ich auch lange. Bis ich gemerkt habe, wie viel Zeit ich in meinem Setup verbrannt habe.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du aus dieser Falle ausbrichst. Du lernst, wie du Notion so aufsetzt, dass es dir wirklich Zeit spart und nicht zu einem Zeitfresser wird, der sich als Produktivität tarnt.

Der Mythos des perfekten Setups

Kennst du das? Du willst nur kurz eine Aufgabe eintragen und landest am Ende in den Tiefen deines Dashboards. Du verschiebst Spalten, änderst Icons und suchst nach einer schöneren Cover-Grafik. Es fühlt sich total produktiv an, oder? Aber in Wirklichkeit ist es nur eine clevere Form der Prokrastination.

Das Ziel einer Produktivitäts-App sollte es sein, so wenig Zeit wie möglich darin zu verbringen.

Das Problem ist die endlose Freiheit, die Notion bietet. Du kannst alles bauen. Und genau deshalb willst du auch alles bauen. Du jagst einem perfekten System hinterher, das es aber nie geben wird. Dein Business entwickelt sich ständig weiter, also muss sich auch dein System anpassen. Perfektion ist eine Illusion.

„Doch am Ende habe ich ganz viel Zeit in diesem Template verschwendet […], die ich eigentlich in sogenannte Money Making Activities hätte stecken können.“

Statt Kundengespräche zu führen, Marketing zu machen oder Produkte zu entwickeln, designen wir Notion-Seiten. Das ist ein teurer Tausch.

Prozesse statt Perfektion

Wie kommst du da raus? Die Lösung ist überraschend einfach und hat erstmal gar nichts mit Notion zu tun. Bevor du auch nur eine einzige neue Seite erstellst, schreib deine Prozesse auf. Ganz simpel, auf einem Blatt Papier oder in einem Textdokument.

Was passiert ganz genau, wenn ein neuer Kunde bei dir bucht?

Schreib jeden einzelnen Schritt auf. Wo erstellst du das Angebot? Wo speicherst du die Rechnung? Legst du den Kunden in einem CRM an? Welche Schritte folgen danach? Notiere alles, was dir logisch erscheint, aber bisher nur in deinem Kopf existiert hat. Viele Selbstständige machen das immer spontan. Genau hier liegt der Hebel.

Diese Prozessliste ist die Blaupause für dein System. Sie ist die Wahrheit. Wenn du diese Klarheit hast, weißt du genau, was dein Notion können muss. Dann baust du nur noch das, was du wirklich brauchst.

Dein System: Simpel und funktional

Mit deiner Prozessliste in der Hand kannst du jetzt dein Notion-Setup bauen oder anpassen. Aber diesmal mit einem klaren Ziel: Es muss funktionieren, nicht schön aussehen. Jeder Klick, den du sparst, ist ein Gewinn.

Vergiss die perfekten Grafiken und die komplizierten Datenbank-Verknüpfungen. Konzentriere dich auf eine simple, klare Struktur, die deine aufgeschriebenen Prozesse eins zu eins abbildet. Dein Notion-Workspace ist ein Werkzeug, kein Kunstprojekt. So wie deine Website am Ende verkaufen soll und nicht nur hübsch aussehen.

Wenn dein System simpel und auf deine Prozesse ausgerichtet ist, wird Notion endlich zu dem, was es sein soll: ein unauffälliger Helfer im Hintergrund. Ein Ort, an dem du schnell Informationen findest, Aufgaben erledigst und dann wieder verschwindest, um dich um dein Business zu kümmern.

Fazit: Weniger Notion, mehr Business

Notion ist ein mega mächtiges Tool. Aber seine größte Stärke – die unendliche Flexibilität – ist gleichzeitig seine größte Gefahr. Es kann dich unproduktiv machen, wenn du dich im Klein-Klein verlierst und das große Ganze aus den Augen verlierst.

Der Schlüssel liegt darin, deine Prozesse zu kennen und dein System konsequent darauf auszurichten. Simpel, klar und funktional. Es geht nicht darum, das schönste Dashboard zu haben, sondern das effektivste Business zu führen.

Genau über solche smarten Ansätze und effizienten Systeme tauschen wir uns auch in der kostenlosen Start & Connect Community aus. Wenn du Lust hast, dich mit anderen digitalen Unternehmern zu vernetzen, die ihr Business schlau aufbauen wollen, bist du herzlich eingeladen. Wir freuen uns auf dich!