Ordnung im Business-Alltag? Ein Traum vieler Selbstständiger, Gründer und digitaler Unternehmer. Oftmals verzetteln wir uns in unzähligen Tools, Notizen und Tabellen. Doch es gibt eine Lösung, die dir helfen kann, dein komplettes Unternehmen an einem zentralen Ort zu organisieren: ein maßgeschneidertes Notion Business Template. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du Schritt für Schritt ein solches digitales Hauptquartier (HQ) in Notion aufbaust. Du lernst, die wichtigsten Bereiche deines Business abzubilden und so mehr Struktur und Effizienz in deinen Alltag zu bringen. Keine Sorge, auch wenn du neu bei Notion bist, wirst du gut folgen können.

Was gehört in dein Notion Business Template?

Bevor wir starten, überlegen wir kurz, welche Bereiche ein umfassendes Notion Business Template abdecken sollte. Denk an dein tägliches Geschäft: Du brauchst eine Übersicht über Kontakte und Firmen, mit denen du arbeitest. Deine Produkte oder Dienstleistungen müssen verwaltet werden, ebenso wie laufende Projekte und die dazugehörigen Aufgaben. Meetings wollen dokumentiert und wichtige Dokumente sicher abgelegt werden. Auch schnelle Notizen, deine Vertriebspipeline (Deals) und ein Blick auf die Finanzen sind essenziell. All das integrieren wir jetzt nach und nach.

Die Grundlagen: Subpages erstellen

Unser Notion Business Template wird aus verschiedenen Unterseiten, sogenannten Subpages, bestehen. Jede Subpage widmet sich einem spezifischen Bereich deines Business. Um eine neue Unterseite in Notion anzulegen, tippst du einfach /page und drückst Enter. So erstellen wir jetzt die Grundstruktur für unser HQ.

Kontaktdatenbank aufbauen

Beginnen wir mit den Kontakten. Erstelle eine neue Subpage und nenne sie „Kontakte“. Wähle als Ansicht eine „Tabelle“. Diese Tabelle wird unsere Kontaktdatenbank. Wichtige Spalten (oder „Properties“ in Notion) für deine Kontakte sind:

• Name: Der vollständige Name des Kontakts.
• E-Mail: Die E-Mail-Adresse. Notion erkennt dies als E-Mail-Feld.
• Handynummer: Notion bietet hierfür den Feldtyp „Phone“.
• Adresse: Der physische Standort, falls relevant.
• Kategorie: Hier kannst du definieren, ob es sich um einen neuen Kontakt, Kunden, Partner, Mitarbeiter etc. handelt. Nutze dafür ein „Select“-Feld und lege verschiedene Optionen mit Farben an (z.B. Neu, Marketing, Sales, Kunde, Partner).
• Priorität: Ein weiteres „Select“-Feld, um die Wichtigkeit zu markieren.
• Website: Ein URL-Feld für die Webseite des Kontakts.
• Notizen: Ein Textfeld für schnelle Anmerkungen direkt in der Übersicht.

Du kannst jederzeit weitere Felder hinzufügen, die für dich relevant sind, wie zum Beispiel Geburtsdatum oder Social-Media-Profile.

Firmendatenbank anlegen

Ähnlich wie die Kontakte benötigen wir eine Datenbank für Firmen. Erstelle eine Subpage „Firmen“, wieder als Tabelle. Sinnvolle Spalten sind:

• Firmenname
• E-Mail (allgemeine Firmen-E-Mail)
• Telefonnummer (zentrale Nummer)
• Firmensitz (Adresse)
• Firmenwebsite (URL)

Der Clou kommt jetzt: Wir verknüpfen Firmen mit Kontakten. Füge eine Spalte vom Typ „Relation“ hinzu und wähle deine „Kontakte“-Datenbank aus. Aktiviere die „Two-way relation“. So kannst du einem Kontakt eine Firma zuweisen und siehst bei der Firma alle zugehörigen Ansprechpartner. Das ist extrem nützlich für dein Notion Business Template.

Aufgaben im Griff mit dem Task Manager

Ein guter Task Manager ist das Herzstück jeder Organisation. Lege eine Subpage „Aufgaben“ (oder „Task Manager“) an, ebenfalls als Tabelle. Wichtige Felder sind:

• Aufgabenname
• Deadline: Ein Datumsfeld („Date“), idealerweise mit Uhrzeit.
• Priorität: Ein „Select“-Feld (z.B. 1-Niedrig, 2-Mittel, 3-Hoch, farblich markiert).
• Verantwortlich: Ein „Person“-Feld, um Teammitglieder zuzuweisen (wenn du im Team arbeitest) oder dich selbst.
• Status: Ein „Status“-Feld (oder „Select“) mit Optionen wie „Nicht gestartet“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“, „Abgebrochen“. Den Status solltest du weit vorne in der Tabelle platzieren.

Das Besondere an Notion: Jede Aufgabe ist eine eigene Seite. Du kannst also auf den Aufgabennamen klicken und dort detaillierte Beschreibungen, Unteraufgaben als Checklisten oder Dateien hinzufügen.

Projekte professionell managen

Projekte bündeln mehrere Aufgaben. Erstelle eine Subpage „Projektmanagement“ als Tabelle. Statte sie mit folgenden Feldern aus:

• Projektname
• Startdatum („Date“)
• Enddatum („Date“)
• Status: Ein „Status“-Feld (z.B. „Nicht gestartet“, „Aktiv“, „On Hold“, „Abgeschlossen“, „Abgebrochen“).
• Projektbeschreibung: Ein Textfeld für eine kurze Zusammenfassung.

Jetzt wird es spannend: Verknüpfe Projekte! Füge „Relation“-Felder hinzu zu deiner Firmendatenbank (Auftraggeber), Kontaktdatenbank (Ansprechpartner) und Aufgabendatenbank (zugehörige Tasks). So siehst du auf einen Blick alle relevanten Infos zu einem Projekt. Du kannst sogar innerhalb einer Projektseite eine gefilterte Ansicht der zugehörigen Aufgaben einbetten. Richtig cool: Erstelle ein „Projekt Template“. Wenn du ein neues Projekt anlegst, kannst du dieses Template auswählen, und die gefilterte Aufgabenansicht wird automatisch für das neue Projekt konfiguriert.

Meeting-Protokolle festhalten

Für Meetings legst du eine weitere Subpage „Meetings“ als Tabelle an. Sinnvolle Spalten:

• Meeting-Titel
• Startdatum/-zeit („Date“ mit Zeitangabe und Enddatum/-zeit Option)
• Teilnehmer: Eine „Relation“ zu deiner Kontaktdatenbank.
• Projekt: Eine „Relation“ zur Projektdatenbank.
• Firma: Eine „Relation“ zur Firmendatenbank.
• Ort/Link: Ein Text- oder URL-Feld für den Meeting-Ort oder den Link zur Videokonferenz.
• Notizen: Innerhalb der Meeting-Seite kannst du ausführliche Protokolle schreiben.

Tipp: Mit Tools wie Zapier könntest du sogar Meetings aus deinem Google Kalender automatisch hier eintragen lassen!

Dokumente zentral verwalten

Eine „Dokumente“-Subpage (als Tabelle) hilft dir, den Überblick zu behalten:

• Dokumentenname
• Kategorie: Ein „Select“-Feld (z.B. Angebot, Rechnung, Vertragsvorlage, Marketingmaterial).
• Relations: Verknüpfungen zu Kontakten, Firmen, Projekten sind auch hier sehr nützlich.
• Erstellt am/von: Notion kann automatisch das Erstellungsdatum („Created time“) und den Ersteller („Created by“) anzeigen.
• Zuletzt bearbeitet: Auch „Last edited time“ und „Last edited by“ sind wertvolle Infos.

Dateien lädst du am besten direkt in die jeweilige Dokumenten-Seite hoch. Einfach per Drag & Drop.

Schnelle Notizen festhalten

Für spontane Ideen und Notizen eignet sich eine „Gallery View“ hervorragend. Erstelle eine neue Datenbank „Notizen“ direkt auf deiner Hauptseite oder als Subpage und wähle als Layout „Galerie“. So kannst du schnell eine neue Notizkarte erstellen, ohne viel nachzudenken. Einmal pro Woche kannst du diese dann sortieren und ggf. in andere Datenbanken überführen.

Sales & Deals im Blick behalten

Deine Vertriebspipeline kannst du mit einer „Board View“ visualisieren. Lege eine Subpage „Deals“ an und wähle als Layout „Board“. Die Spalten des Boards repräsentieren deinen Deal-Status. Lösche den Standard-Status und erstelle ein „Select“-Feld „Dealstatus“ mit Phasen wie:

• Neu
• Setting Call (Erstgespräch)
• Angebot erstellt
• Closing Call (Abschlussgespräch)
• Follow-up
• Warteschleife
• Gewonnen
• Verloren

Verknüpfe jeden Deal (als „Relation“) mit der Firma, den Kontakten, potenziellen Projekten und relevanten Dokumenten (z.B. dem Angebot). Ein „Rollup“-Feld kann dir z.B. die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners direkt im Deal anzeigen, ohne sie erneut eingeben zu müssen. Automatisierungen sind hier Gold wert: Wenn ein Deal in die Phase „Angebot erstellt“ verschoben wird, könnte z.B. eine Erinnerung für ein Follow-up getriggert werden.

Finanzen einfach managen

Auch ein simpler Finanzüberblick ist in deinem Notion Business Template möglich. Erstelle eine Datenbank „Finanzen“ als Tabelle. Jede Zeile ist eine Transaktion:

• Beschreibung (z.B. Rechnung Kunde X, Tool-Abo Y)
• Betrag (positiv für Einnahmen, negativ für Ausgaben)
• Kategorie (Einnahme, Ausgabe)
• Datum
• Bankkonto (falls du mehrere hast, als „Select“)
• Budget-Topf (optional, als „Select“, z.B. Marketing, Tools, Personal)

Mit Formeln oder gefilterten Ansichten kannst du dir dann Summen pro Konto oder Kategorie anzeigen lassen. Das ersetzt keine professionelle Buchhaltung, gibt dir aber schnell einen guten Überblick.

Dein Weg zum perfekten Notion Business Template

Du hast nun die Bausteine für ein umfassendes Notion Business Template kennengelernt. Von Kontakten über Projekte bis hin zu Finanzen – alles an einem Ort. Das Schöne an Notion ist seine Flexibilität. Passe dieses Grundgerüst an deine spezifischen Bedürfnisse an, füge Felder hinzu, ändere Layouts und experimentiere mit Verknüpfungen und Ansichten. Dein digitales HQ wird mit dir und deinem Business wachsen.

Ein solches System selbst aufzubauen, ist unglaublich wertvoll. Es hilft dir nicht nur, organisiert zu bleiben, sondern auch, deine Prozesse zu verstehen und zu optimieren. Übrigens wurde auch dieser Beitrag teilweise mit Unterstützung von KI erstellt. Wenn du dein Business ebenfalls mit KI und anderen cleveren Tools auf das nächste Level heben und dich mit Gleichgesinnten austauschen möchtest, dann habe ich etwas für dich: Die Start & Connect Community. Hier dreht sich alles um Automation, Online Business und künstliche Intelligenz. Schau doch mal rein und teste uns 7 Tage kostenlos. Wir freuen uns auf dich!