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Schluss mit dem Zettelchaos

Chaos im Business? Die Kontakte stecken im Handy, die Projekte in einer Excel-Tabelle und die To-Do-Liste auf Post-its am Monitor. Kommt dir das bekannt vor? Viele Gründer und Selbstständige verlieren wertvolle Zeit, weil ihre Informationen überall verstreut sind. Das bremst nicht nur die Produktivität, sondern auch das Wachstum.

Die Lösung ist ein zentrales, digitales Cockpit für dein gesamtes Unternehmen. Ein Ort, an dem alles zusammenläuft. Genau das zeige ich dir heute. Wir bauen gemeinsam Schritt für Schritt ein komplettes Notion Business Template. Du lernst, wie du dir eine Schaltzentrale einrichtest, die Kontakte, Aufgaben, Projekte und sogar Finanzen miteinander verknüpft. Kein technischer Schnickschnack, sondern eine klare Anleitung, die du direkt umsetzen kannst.

Das Fundament: Kontakte & Firmen

Alles beginnt mit den richtigen Daten. Dein Business-Cockpit braucht ein solides Fundament. Dafür legen wir zwei einfache Datenbanken an: eine für deine Kontakte und eine für Firmen. Das klingt erstmal basic, aber hier kommt der erste Game-Changer ins Spiel.

Wir nutzen die „Relation“-Funktion in Notion. Stell dir das wie eine magische Verknüpfung vor. Du kannst einen Kontakt direkt mit der zugehörigen Firma verbinden. Das bedeutet: Du siehst auf einen Blick, wer wo arbeitet. Gleichzeitig siehst du in der Firmen-Ansicht sofort alle Ansprechpartner. Dieses simple Prinzip werden wir immer wieder nutzen. Es ist das Geheimnis, um aus losen Listen ein vernetztes System zu machen. Kein Suchen mehr, keine doppelten Daten. Alles ist an einem Ort.

Aufgaben und Projekte im Griff

Jetzt wird es richtig spannend. Wir bauen das Herzstück deines Systems: einen Task-Manager und eine Projektverwaltung. Eine gute Aufgabenverwaltung ist entscheidend, um den Überblick zu behalten und wirklich voranzukommen.

„Das ist wirklich mit Abstand das Wichtigste, was überhaupt bauen könnt, einen Task Manager, einen guten guten Taskmanager.“

In unserem Task-Manager bekommt jede Aufgabe eine Deadline, eine Priorität und einen Verantwortlichen. Richtig smart wird es aber erst durch die Verknüpfung mit den Projekten. Jede Aufgabe wird einem Projekt zugeordnet. Wenn du also ein Projekt öffnest, siehst du sofort alle dazugehörigen To-dos. Du musst nicht mehr zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen.

Ein cooler Trick: Erstelle ein „Projekt-Template“. Jedes Mal, wenn du ein neues Projekt startest, klickst du einfach auf die Vorlage. Die gesamte Struktur, inklusive der verknüpften Aufgaben-Ansicht, wird automatisch erstellt. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für konsistente Prozesse.

Vom Lead zum treuen Kunden

Wie managst du eigentlich deine Verkaufsanfragen? Auch dafür bauen wir uns ein eigenes Modul. Wir erstellen eine Deal-Pipeline als übersichtliches Board. Hier kannst du jeden potenziellen Kunden als Karte anlegen und durch die verschiedenen Phasen deines Vertriebsprozesses schieben.

Die Phasen könnten zum Beispiel „Neu“, „Angebot erstellt“, „Follow-up“ und „Gewonnen“ sein. Du siehst jederzeit, welcher Deal in welcher Phase steckt und wo du nachhaken musst. Auch hier nutzen wir wieder die Verknüpfungen. Jeden Deal kannst du direkt mit einem Kontakt und einer Firma verknüpfen. Mit einer „Rollup“-Funktion kannst du dir sogar automatisch die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners direkt auf der Deal-Karte anzeigen lassen. Ziemlich praktisch, oder?

Dein zentrales Archiv

Ein Business besteht nicht nur aus Aufgaben und Deals. Es gibt auch Meetings und unzählige Dokumente. Auch die bekommen ihren Platz in unserem Notion Business Template. Wir legen eine Datenbank für Meetings an, in der du Start- und Endzeit, Teilnehmer und das zugehörige Projekt festhalten kannst. So hast du immer eine lückenlose Chronik.

Parallel dazu bauen wir eine Dokumenten-Datenbank. Hier kannst du alles ablegen: Angebote, Rechnungen, Verträge oder interne Vorlagen. Häng die Dateien einfach an den jeweiligen Eintrag an. Durch die Verknüpfung zu Projekten oder Kunden findest du jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder. Dein Notion wird so zum sicheren und durchsuchbaren Archiv für dein gesamtes Wissen.

Abschluss: Dein Business, dein System

Du hast jetzt die Bausteine, um dir ein mächtiges und trotzdem schlankes Cockpit für dein Business zu bauen. Ein System, das mit dir wächst und sich genau an deine Bedürfnisse anpasst. Der größte Vorteil ist nicht das Tool selbst, sondern die Klarheit, die du gewinnst. Wenn alles an einem Ort ist, kannst du dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: dein Business voranbringen.

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