Warum ich Zapier, Circle und Zoom gekündigt habe
Aus 7.000 bis 9.000 Euro Softwarekosten im Jahr sind ein paar hundert geworden. Welche Tools ich gekündigt habe, was sie ersetzt und warum ich Google Workspace behalte.
Dieses Jahr habe ich fast jedes Software-Abo gekündigt, das ich hatte. Aus 7.000 bis 9.000 Euro im Jahr sind ein paar hundert geworden. Hier gehe ich jedes Tool einzeln durch: was es war, warum es raus ist und was an seine Stelle getreten ist. Und ich sage auch, wo Selberbauen Unsinn wäre.
Das Video zu diesem Artikel: Darum hab ich Zapier, Circle und Zoom gekündigt auf YouTube.
Die kurze Antwort
Ich habe ersetzt, was teuer und unnötig war oder teuer und zu flach für meine Arbeit mit KI. Behalten habe ich, was ich selbst nie so gut bauen könnte. Die Faustregel dahinter: Wenn der Aufwand, etwas nachzubauen, viel größer ist als der kleine Betrag im Monat, bleibt das Abo.
Was raus ist und was es ersetzt hat
| Vorher | Wofür | Heute |
|---|---|---|
| Circle | Community | Orbit |
| WordPress mit Divi | Website und Shop | Spotlight und Nexus |
| Zapier | Automatisierung | Connector |
| Zoom | Videocalls | Google Meet, in Google Workspace enthalten |
| Notion und Obsidian | Wissen und Daten | Atlas |
| Steuerberatung | Buchhaltung und Steuern | Quitt und Claude, die Löhne bleiben bei der Steuerberatung |
Circle: die Community
Circle hatte ich als Community-Software. Ersetzt habe ich es aus drei Gründen: Es war nicht auf Deutsch, es passte rechtlich nicht zu dem, was ich für den deutschen Markt brauche, und es war mir nicht nah genug an der Arbeit mit KI.
Also habe ich mir ein eigenes Werkzeug gebaut. Orbit ist ein Baukasten für Communities, mit dem unter anderem die Not Alone Community entstanden ist und einige weitere. Du erkennst sie nicht als Orbit-Communities, weil jede so individuell gebaut ist. Auch die Start & Connect Community entsteht damit, sie kommt allerdings frühestens im nächsten Jahr.
WordPress und Divi: Website und Shop
Meine Website und meinen Shop hatte ich früher auf WordPress, mit dem Theme Divi. Das Theme ist gekündigt.
Heute entstehen Websites bei mir mit Spotlight und Claude. Meine eigene Seite läuft sogar auf Nexus, meiner Shop-Software, über die auch der ganze Verkauf geht.
Zapier: die Automatisierung
Zapier ist komplett weg, dafür zahle ich keinen Cent mehr. Automatisiert wird jetzt im Connector, über den meine KI die Abläufe für mich baut, oder gleich in der Software, in der die Aufgabe ohnehin anfällt.
Zoom: einfach doppelt
Zoom habe ich gekündigt, weil ich es doppelt hatte. Videocalls stecken mit Google Meet bereits in Google Workspace, und das habe ich ohnehin.
Notion und Obsidian: Wissen und Daten
Beide brauche ich nicht mehr. Meine Datenbanken und mein ganzes Second Brain liegen in Atlas. Warum weder das eine noch das andere für die Arbeit mit KI reicht, steht im Artikel Warum Notion und Obsidian kein Second Brain für deine KI sind.
Die Steuerberatung
Der größte Posten war gar keine Software. Ich habe mein Buchhaltungstool Quitt von einem Experten prüfen lassen, und wir sind gemeinsam zu dem Ergebnis gekommen, dass ich meiner Steuerberatung zum Jahresende kündigen kann, weil ich es mit KI selbst machen kann.
Das richtet sich nicht gegen Steuerberater, meiner bin ich sehr dankbar. Es zeigt nur, was an Einsparung möglich ist. Die ganze Geschichte steht im Artikel GmbH-Buchhaltung ohne Steuerberater: so macht Claude das bei mir.
Was ich behalte: Google Workspace
Jetzt die andere Richtung, und die ist genauso wichtig. Google Workspace behalte ich.
Das sind Google Docs, Sheets, Slides, Meet, Mail und Drive in einem günstigen Abo. Warum baue ich das nicht einfach nach? Weil es viel zu aufwendig wäre. Ein Textprogramm oder eine Tabellenkalkulation könnte ich bauen. Aber so gut wie Google? Natürlich nicht. Die sind darauf spezialisiert und haben jahrelange Erfahrung. Ich habe Erfahrung in ganz bestimmten Bereichen der Softwareentwicklung, in diesem nicht.
Deshalb gebe ich gern 13 bis 20 Euro im Monat oder auch mehr für Software aus, wenn der Aufwand, sie für mich neu zu bauen, in keinem Verhältnis zu diesem kleinen Betrag steht.
Die Faustregel: selbst bauen oder buchen
Aus meinen Kündigungen ergeben sich drei Fälle:
- Teuer und unnötig: raus. Zoom war bei mir doppelt vorhanden.
- Teuer und zu flach: ersetzen. Viele fertige Tools sind nicht für die Arbeit mit KI gebaut und gehen nicht besonders tief. Und wenn sie tief gehen, werden sie schnell sehr teuer.
- Günstig und tiefer, als du es je bauen könntest: behalten. Das ist Google Workspace.
Dieselbe Regel gilt übrigens für meine eigene Software. Sie soll so günstig sein und so viel können, dass sich das Nachbauen für dich nicht lohnt. Warum solltest du ein komplexes Buchhaltungstool selbst bauen, wenn du kein Steuerexperte bist? Auch ein Second Brain wie Atlas könntest du selbst bauen, es ist aber enorm aufwendig.
Was unterm Strich übrig bleibt
Meine Softwarekosten sind von 7.000 bis 9.000 Euro im Jahr auf höchstens 300 bis 400 Euro gesunken. Rechne ich die Steuerberatung dazu, habe ich insgesamt rund 12.000 Euro im Jahr mehr zur Verfügung.
Dieses Geld kann ich in Werbung stecken, in Gehalt, in Rücklagen oder in einen Dienstleister für etwas, das sich nicht automatisieren lässt. Und nebenbei ist aus den eigenen Werkzeugen ein Geschäft geworden: Ich verdiene inzwischen Geld mit Software.
Warum bei mir fast niemand nur ein Tool hat
In meinem Kundenkreis hat fast kein Kunde nur ein einziges Tool. Der Weg sieht oft so aus:
- Jemand startet mit Spotlight für die Website.
- Dann kommen Atlas und der Connector dazu.
- Mit den dreien entsteht ein Onlineshop in Nexus. Spotlight wird dann wieder gekündigt, weil die Website im Shop schon enthalten ist.
- Der Shop braucht eine Buchhaltung, und die läuft automatisiert über Quitt, direkt verbunden mit Nexus.
Eine Kundin hat mir neulich geschrieben, sie habe erst nach dem zweiten oder dritten Tool gesehen, wie klug alles ineinandergreift. Das ist Absicht. Ich wollte für mich ein Ökosystem, in dem alles zusammenhängt.
Viele haben mir geraten, mit dem Bauen so vieler Tools aufzuhören. Ich habe weitergemacht, weil ich sie für mich brauche, und der Erfolg gibt mir recht.
Mein Versprechen bei den Preisen
Wenn ich eine Funktion brauche, baue ich sie ein, und du bekommst sie mit. Brauchst du sie nicht, lässt du sie links liegen. Ein Beispiel ist das Briefarchiv im Buchhaltungstool.
Was ich nie tun werde: eine Funktion fertig in der Software haben und sie dir vorenthalten, bis du 100 Euro mehr im Monat zahlst. Mein Anspruch ist günstige Software, die trotzdem viel kann, in Deutschland gehostet. Günstig und produktiver, darum geht es.
Welche Tools kannst du ersetzen?
Geh deine Abos einmal durch, vor allem die für hunderte Euro im Monat, und stell dir drei Fragen:
- Habe ich diese Funktion schon in einem anderen Tool?
- Könnte ich das mit KI selbst bauen, ohne dass der Aufwand den Preis übersteigt?
- Gibt es eine günstigere Lösung, die dasselbe kann?
Wenn du beim Umzug von einem Tool ins andere Hilfe brauchst, melde dich bei mir. Wir finden einen Weg.
Häufige Fragen
Womit hast du Zapier ersetzt?
Mit dem Connector. Meine KI baut die Automatisierungen dort oder direkt in der Software, in der die Aufgabe anfällt.
Womit hast du Circle ersetzt?
Mit Orbit, meinem eigenen Baukasten für Communities.
Warum hast du Zoom gekündigt?
Weil Videocalls mit Google Meet bereits in Google Workspace enthalten sind, das ich ohnehin nutze.
Warum baust du Google Workspace nicht nach?
Weil es viel zu aufwendig wäre und ich es nie so gut könnte wie ein Anbieter, der darauf spezialisiert ist. Für den kleinen Betrag im Monat lohnt sich das nicht.
Wie viel hast du gespart?
Bei der Software von 7.000 bis 9.000 Euro im Jahr auf höchstens 300 bis 400 Euro. Zusammen mit der Steuerberatung sind es rund 12.000 Euro im Jahr.
Günstig und produktiver
Ich kaufe keine fertigen Tools mehr und habe angefangen, für jeden Bereich der Selbstständigkeit eigene zu bauen. Du kannst sie alle nutzen.
